Slachtofferhulp Nederland - visie- en strategietraject creëert breed draagvlak voor nieuw intranet

nieuw intranet

“Het intranet moet ons primaire interne communicatiemiddel worden. Verbindend, informerend en ondersteunend. En bovendien afgestemd op álle type medewerkers.” Slachtofferhulp Nederland zocht ondersteuning toen het draagvlak voor het vernieuwde intranet te laag bleek. TrueLime hielp Slachtofferhulp uit de impasse.

Slachtofferhulp Nederland biedt jaarlijks meer dan 200.000 mensen hulp na misdrijven, verkeersongevallen, rampen en calamiteiten. Betaalde en onbetaalde medewerkers staan op 25 verschillende locaties in het land schouder aan schouder om hulp te bieden aan slachtoffers. Een luisterend oor, praktische hulp en juridische ondersteuning voor groot en klein leed. Een heel menselijk organisatie dus. Dan wil je niet jaren bezig zijn met een nieuw intranet, maar wel een degelijk proces garanderen met een breed draagvlak tot gevolg.

Het nieuwe intranet voldeed niet aan verwachtingen

Toen Slachtofferhulp aanklopte bij TrueLime, was het intranet ‘De Binnenplaats’ net vernieuwd. Een omvangrijk project. Maar zo’n anderhalf jaar na oplevering bleek dat de oplossing niet paste bij de organisatie. Medewerkers hadden toch een andere verwachting van het intranet en meden het gebruik ervan. Een projectteam formuleerde een nieuwe opdracht. Waar ze heen wilden was ze duidelijk, maar hoe daar te komen? Met deze vraag ging Slachtofferhulp op onderzoek uit.

Menselijk digitaal

Via een online presentatie over intranet en de digitale werkomgeving kwam Slachtofferhulp in contact met TrueLime. Het viel hen op dat we niet alleen aandacht hebben voor het ontwikkelen van software en technische oplossingen, maar ook voor de menselijke kant. ‘Menselijk digitaal’ noemen we dat.

Bestede geld gelukkig niet weggegooid

Gelukkig zagen we al snel: zoals het intranet gebouwd was, was helemaal niet zo verkeerd. Wat nog ontbrak was concreet inzicht in wat medewerkers écht nodig hebben. Om te voorkomen dat het een herhaling van zetten zou worden, stelden we voor om aanvullend onderzoek te doen om te ontdekken wat er gemist werd en concrete aanknopingspunten te vinden voor verbeteringen.

Verschillende belanghebbenden op één lijn

We startten een nieuw visie- en strategietraject. Een traject om de vragen te stellen die eerder nog niet gesteld waren. We zorgden dat verschillende belanghebbenden met elkaar aan tafel gingen en merkten dat ze op één lijn kwamen. Knelpunten kwamen boven tafel. Samen bedachten we een nieuwe menustructuur voor het intranet, nu getoetst bij alle type medewerkers. We schreven een nieuw strategiedocument en maakten nieuwe wireframes. Anders dan hiervoor, werd alles nu gedragen door een brede coalitie van afdelingen en meerdere type medewerkers. De uitkomsten van het aanvullend onderzoek hielpen om de bestaande intranetomgeving zo te kunnen aanpassen dat het zou aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van medewerkers.

Blij dat we konden bijspringen

ICT-projecten zijn duur en omvangrijk. En ICT-projecten draaien nu eenmaal veel om technologie. Maar techniek mag nooit een doel op zich worden. Wij geloven in technologie die de mens dient, niet andersom. Daarom zijn we blij dat we bij Slachtofferhulp mochten bijspringen, ook al leverden we zelf geen technisch oplossing.

Henk van Es, product-owner Slachtofferhulp Nederland: “Toen we beseften dat we zelf niet de kennis en kunde in huis hebben om dit soort processen te begeleiden, hebben we TrueLime gevraagd om de projectbegeleiding te doen. En dat hebben ze erg knap gedaan. Het is ze gelukt om alle type medewerkers binnen de organisatie, van vrijwilligers tot directie, achter het plan te krijgen. Dat ze alle kikkers in de kruiwagen hebben gekregen is heel knap. Daaraan kun je merken dat ze dit soort trajecten al eerder hebben gedaan. Het zijn begeleiders die weten waar de hazen rennen en waar ze verstopt zitten. En die het geduld en de diplomatie hebben om de lastige gesprekken aan te gaan. Dit was absoluut een goede match!”